管理職・上司になって部下が出来ると、部下に対して「フィードバック」をする必要が出てきますね。多くのマネージャーが、「いかに適切なフィードバックをするか」に頭を悩ませているように思います。

確かに「フィードバック」は、上司も試されていると言えます。きちんと見ていないと的確に伝えることができませんし、見えていないフィードバックは受取り手が「?」となってしまい不信感を抱かれる場合もあります。

「フィードバック」は、上司の大変重要な仕事の一つだと私は思います。

ではどんな風に「フィードバック」をすれば良いでしょうか?

フィードバックは「注意」ではない

まず大前提として、フィードバックは「注意」とは異なります。「フィードバック=注意」と勘違いしている方がたまにいらっしゃいますが、そこを間違えないようにする必要があります。

「部下が失敗したとき」は、フィードバックしたくなるものですし、上司としては経験もあり伝えたいことも出てきます。ある意味、部下が失敗したり、うまくいかなかった時は、フィードバックチャンスであり、部下が成長するチャンスでもあります

だからこそ、「悪いところを指摘するだけ」「〜〜〜がダメなんだよ」と言った「良くないフィードバック」にならないように気をつけてください。

これでは、部下が萎縮していってしまい、同時にモチベーションも下がってしまします。

部下も失敗したい訳ではないのですから、特にプロセスを振り返ることを手助けし、次に繋がるフィードバックをすべきだと思います。

フィードバックの「伝え方」

フィードバックは部下の成長を願ってするもので、上司から部下への意見の伝達の意味も含まれます。

プラスのフィードバック(肯定的に褒める)とマイナスのフィードバック(改善点を指摘する)の両方がありますが、「プラスを2つ・マイナスを2つ」のようにバランスを取ったフィードバックがとても良いと思います。

どうしても改善点のみをフィードバックしがちですが、そこは意識的に「プラスのフィードバック」を入れることが大切です。

また、プラスのフィードバックをするときには、単に褒めるだけでなく、きちんと理由付けをすることも大切です。理由付けがなく、「上司の感覚だけ」だと部下は何が良かったのかわからないことがあります。

そして、フィードバックは「行動」に焦点を当てます。

荒っぽい言葉を使わない、あくまでも行動に対して、正直にかつ直接的に行うことを上司は心がけなくてはなりません。

フィードバックの「大きさ」

一口に「フィードバック」と言っても、さまざまな「大きさ」があります。

小さいフィードバック:日常的に、気付いたタイミングで細かく伝えるフィードバック

「小さいフィードバック」は日常的な細かいものですね。良いことも、改善すべきことも気づいたタイミングで、行うことをお勧めします。

それには、上司も部下の仕事ぶりを良くみていないと気づくことができません。上司は、日頃から部下の仕事の「全体像」を見る癖をつけると良いと思います。

大きいフィードバック:失敗した・改善するべきときなどにしっかりと伝えるフィードバック

それに対して「大きいフィードバック」では、「日常とは別にフィードバックの時間を取る」ことが良いと思います。

これを軽く済ませてしまうと「失敗しても、大したことないんだ」と伝わってしまう可能性もあります。このフィードバックは「大きいぞ」ということが伝わるように、時間を取り、場所も考えて行うと良いと思います。

そして、大きいフィードバックは、一方通行ではなく「双方向のやりとり」で行うことが望ましいと考えます。部下の思いもよく聞いてあげることも必要です。

コミュニケーションをとりつつ、上司から一方的な話にならないようにするのがコツです。また、なるべくリアルタイムでの対話が一番望ましいと思います。(メールなどではなく)

しっかりとフィードバックする際(大きなフィードバック)は、そのための時間を取って、1対1の対面で行うことがポイントです。

フィードバックの「タイミング」

失敗したとき/良いところが目についたときには、必ずフィードバックをしましょう。

特に「良いところ」を見つけてフィードバックするのには、エネルギーが必要です。
どうしても改善点に視点がいきがちですが、良いところが見られたら、ぜひ、フィードバックをしてください。

フィードバックをするのが、「人の前が良いか? or 人がいない所が良いか?」は、ケースバイケースだと思います。
あくまで一例ですが…

人の前が良いとき:個人よりはチームについて、たとえばチームの成果を褒めるとき、など
人がいない所が良い:個人の改善点を伝えるとき、個人を褒める場合も1対1の方が伝わりやすい

私自身は、経験上このようにするのが良いのではと考えています。

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中小企業の経営者(社長)から、面談の時に「聞くべき質問は?」と良く聞かれます。みなさん、どんな話題が良いのか迷われているようですね。

よくあるのが、開口一番「最近、どう?」と聞いてしまう方が多いようですが、それでは何も相手から引き出すことができません。

中小企業は社長と社員の距離が近いことが多いですよね。それなのに「最近、どう?」と聞いてしまうと「なんだ・・・私の仕事ぶり、、見てくれていないのか」となる可能性もあります。

逆に細かいことばかり言いすぎて「マイクロマネジメント」も避けた方が良いでしょう。

社長との面談は「視点を少し高く、大きな方向性・話題」を扱った方が良いと思います。では、具体的にどのような話題が良いのでしょうか?

《話題1》面談する社員の仕事ぶり

まずは、「ここは見ていたよ。」から入るというのはどうでしょうか。

つまり「存在の承認」になるようにすることですね。

「きちんとあなたの仕事ぶりを見ているよ、認めているよ」ということが伝わるような具体的な話題で面談をスタートさせましょう。

ましてや、最初に「ダメ出し」にはしない!

「あの仕事でのこういう行動が良かった」というように具体的に話をすることで、まず、社員の仕事ぶりを認めることが肝心です。

《話題2》会社や仕事を良くするアイディア

お互いにリラックスしてきたら「うちの会社がもっとよくなるためにはどうしたらいいと思う?」などと聞いてみることも良いと思います。意外と社員の方も良いアイディアを持っているものです。

今の時代、中小企業は「柔軟に変化していくことが重要」です。そのためには社長が前向きに「社員と一緒に考えていく姿勢」を示すことが大事だと思います。

そして、大切なことは「聞いた以上は、出来ることから変えていくこと」ですね。

もちろん全部は出来るわけではないし「会社のためになることでないといけない」ということをきちんと伝えた上で、出来ることから速やかに変えていくことが、社員のモチベーションにも繋がると思います。

「何でも要望が通るわけではない」ということは、社員もそれくらいは分かっているものです。

社員が言い出さない・不満に思うのは「どうせ社長に言っても無駄」という状態を作ってしまっているように思います。

《話題3》社長自身が今何を考え、何をしているのか

社員には社長の動きが見えにくいものです。「いつも、いないよな〜」「どこで、何してんだろう?」と社員は思っています。

といって、社員と同じ動き方をしている社長にも困りモノですよね。ただ、社員から見ると「社長ってなにしてるんだろう」と思いやすいのです。

日頃、会社に対して不満があったりすると、そこをネガティブに捉えやすくなります。

「どういうことを、なぜやっているのか」を社員にも伝えていくことが必要だと思います。

その中で、社長の考え・アイディアなどを社員に問いかけてみたり、相談してみることも時には重要だと私は思います。

《+1ポイント》改善点のフィードバックは最後

面談の中で改善点について、もしどうしても伝えるなら「次はもっとこうすると良いと思う」という伝え方で、最後に話すのはどうでしょうか?

しかも「単なるダメ出しになってしまわないように」することが大切です。
ちゃんと最初の「承認」があった上で「改善」に向けての話をしていくようにしましょう。

逆に質問をしてみることも良いと思います。

「次回に向けて改善したいところはあるかな?」というように、社員の考えを引き出すようにすることも必要です。
社長が「こうすべきだ」と上から言ってしまうことのないように、あくまでも社員の考えを「待つ」ことも重要です。

お読みになってお分かりになるかと思いますが、社長は常に社員のことを「よく見ていること」、社内の様子をよく「観察していること」が、とても大切だと私は思います。

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最近は、若手の部下や後輩と「食事に行く」「飲みに行く」と言うことに関して、とても神経を使っている上司の方が多いように感じます。

「どんな言葉で誘うといいですか?」ということを質問されることもあるのですが、そのような「テクニックの問題ではない」と私は思います。

なぜなら、そもそもの前提として「人間関係がうまく構築できていない」から嫌がられるのだと思うからです。

そこは、職場の関係があっても、人間同士の「人間関係」と理解すべきだと思いますし、「役職」と「立場」だけの関係で考えていると難しくなるように思います。

では、「上司と飲みに行くのは、意外と楽しいな!」と思ってもらうのには、どうしたらいいのでしょうか?

素直なコミュニケーションが大事

わざとお互いに距離感を作る必要などありません。ベテラン上司も、若い人の情報や考え方も知るべきだと私は思います。

「昔は・・・」とか「ずっと、うちの会社では・・・」などと言うことばかり言っていると、なかなか良い人間関係も構築できないように感じます。
もっと、普通に構えずに素直になって「コミュニケーションを取りたいんだ!」と言う姿勢や思いを伝えることが肝心だと思います。

昔の話ばかりしていると「昔はそうだったかもしれないけど今は、違うよ」と思う若手も多いはずです。
もちろん、その会社の歴史を知ることは大事ですし、創業当時のことを知ることも大事です。でもそれは理念やビジョンで表されていると思います。

上司が個人的な感覚で「昔のこと」を踏襲する必要はなくてもいいのでは、ないでしょうか。

コミュニケーションをしたいと思える人か

大事なことは、若い人が誘われた時に「この人の話を聞きたいな」「面白そうだな」「ちょっとタメになるような話をいつもしてくれているしな」と思われるような人かどうか?と言うことです。

一緒に飲みに行って「過去の武勇伝ばかり語る」「いつも同じことばかり話す」となっている人には、誰も寄り付きません。誰もそんな話は聞きたくないですよね。(1度だけならいいけど!)

でも、意外と多いのです。このような上司が。
それでも「昔は黙って聞いていたものだ」と思うかもしれません。でも、その上司の方が逆に「そのような話ばかりされる飲み会は面白かったな〜〜」と思えるのでしょうか?

人としての関係を作ることが大事

では、気軽に飲み会に誘える環境というのはどのような感じでしょうか?

あまりにも当たり前のことかもしれませんが、やはり私は日頃からごく当たり前にコミュニケーションをこまめに取ることが重要だと考えています。

しかし、その「当たり前」が出来ていないベテラン上司が、実はかなり多いように感じます。

上司・部下という「立場ありきの関係」だけではなく、「人としての関係」を作ることに注力していくことが、上司の役割だと思いますし、そのことが自然なコミュニケーションにつながっていくと思います。

一人の「人間」としての魅力と関係性を作れるかどうか・・・これが1番大事なように思います。

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